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Par Equity, le vendredi 15 janvier 2010
Dans le cadre de la loi Sarbanes-Oxley, Veolia Environnemen a mis en place des procédures de contrôle interne des délégations de signatures et des séparations des fonctions. Lourdes à gérer à l'échelle d'un groupe constitué de 2 600 filiales dans 70 pays, elles ont donné lieu au développement d'un outil spécifique.
Parmi les premières missions de la direction du contrôle interne, créé en 2005, figurait l'établissement d'une procédure de délégation des pouvoirs.
« Il fallait se mettre d’accord sur la terminologie, précise Philippe Hubert, directeur du contrôle interne de Veolia Environnement. Car la déIégation de pouvoirs ne revêt pas le même sens pour un juriste et un financier ».
Les directions financière et juridique se sont donc mises à travailler ensemble à la rédaction d'une bible établissant Ies différents types de pouvoirs et les règles d'incompatibilité. Ce travail commun a permis de codifier les règles principales de contrôle interne : toute chaîne de délégation de signatures a pour origine un mandataire sociaI, les délégations sont délivrées intuitu personæ pour un périmètre société/établissement donné. Quatre types de pouvoirs sont définis : pouvoir d’autorisation d’engagement, pouvoir d'engagement, pouvoir d'ordonnancement et pouvoir bancaire.
Selon les principes de Sarbanes-Oxley, la règle de non-cumul des fonctions rend incompatibles les détentions de différents pouvoirs par un même individu. Ainsi, pour le cycle des achats, les pouvoirs d'engagement et d'ordonnancement, ainsi que d’engagement et de paiement doivent être séparés.
« Un opérationnel qui a le pouvoir de passer une commande n’a pas le droit de payer », synthétise Philippe Hubert.
Ces règles une fois établies ont été diffusées sous forme d'une circulaire à l'ensemble des filiales de Veolia Environnement.
« Nous avons rapidement eu des retombées du terrain sur la complexité de gestion de telles délégations de pouvoirs, relate Philippe Hubert. Dans une filiale, il n’est pas rare qu’il y ait 1 500 détenteurs de pouvoirs, ce qui implique de les recenser et de garder à jour leur historique, de gérer les incompatibilités et les remplacements lorsqu’une personne change de filiale et perd de fait un pouvoir lié à sa fonction précédente ».
La gestion des droits peut être si complexe qu'elle risque de devenir inapplicable. « La gestion des signatures requiert beaucoup de travail administratif peu valorisant pour les filiales, alors que c'est un sujet crucial pour nous, reconnaît Philippe Hubert. En outre, Veolia Environnement a des activités locales très décentralisées dont dépendent les processus internes ».
Conscient de la difficulté que la gestion représente pour les filiales, la direction du contrôle interne de Veolia Environnement s'est mise en quête d'un logiciel qui pouvait gérer les droits et les signatures. En vain.
« Nous n’avons trouvé aucun outil qui permette à la fois de contrôler les incompatibilités et de garder l’historique des pouvoirs. Nous avons donc demandé à l’éditeur Equity de développer une application de gestion des délégations de signatures », explique Philippe Hubert.
Cet éditeur équipait déjà le groupe de son logiciel d’inventaire et de gestion juridique des filiales, Visual Scope. Veolia ne souhaitait pas faire développer une application spécifique et l'éditeur a accepté de créer un logiciel en fonction de ses besoins, tout en en gardant la propriété. La direction du contrôle interne a donc rédigé un cahier des charges et confié les développements à Equity.
« Nous avons fonctionné en partenariat, confirme Yves Garagnon, directeur général d’Equity. Veolia nous exprimait ses besoins et nous nous chargions des développements ». Une personne chez Veolia a été chargée de faire la synthèse de l’expression des besoins des utilisateurs. Il l’a ensuite transmise au chef de produit de l’éditeur qui l’a transposée en spécifications techniques.
« Ce processus a nécessité une grande patience de la part de Veolia », reconnaît Yves Garagnon.
Après deux ans de développement, Equity a fourni un logiciel pilote. Celui-ci a été mis en production au sein de la division Transport et Eau de Veolia Environnement, en France dans un premier temps. Il s'est concentré sur la gestion des pouvoirs bancaires. Son adoption a été facilitée par le gain de temps qu'il engendre dans la gestion des délégations de signatures.
« L’outil ne change pas fondamentalement le travail des gens, et leur facilite même la tâche », souligne Philippe Hubert. Ainsi, le logiciel Visual Sign est paramétré en fonction des critères d'incompatibilité des pouvoirs définis dans le groupe, il tient les utilisateurs informés et peut aller jusqu'à bloquer le processus.
01.Informatique, n°2016 - 19/11/2009. Par Armelle SICCAT
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