Retours d'expérience
Publié le vendredi 7 octobre 2011
Face à un nombre croissant de sociétés, la Trésorerie Groupe de Chèque Déjeuner recherche dès 2010 une solution logicielle pour optimiser la gestion des pouvoirs bancaires au sein du groupe.
Avec 51 sociétés et 300 comptes bancaires associés, ouverts auprès de 80 banques, il devenait crucial pour le groupe de se doter d’un logiciel dédié, qui centralise toutes les données d’une part, et automatise l’édition des courriers d’autre part.
Jusque-là réalisées à l’aide de simples outils bureautiques (Word, Excel), la mise à jour des données et la correspondance avec les banques devenaient complexes et chronophages : ouverture, fermeture de comptes, rédaction des pouvoirs bancaires, courriers de mise à jour… dans un contexte où les rachats de sociétés, les changements de noms des entités ou des dirigeants, compliquent le suivi des comptes et de la chaîne de délégations des pouvoirs bancaires.
L’appel d’offres est lancé en 2010 au premier trimestre auprès des principaux acteurs du marché. Le choix se porte assez rapidement sur la solution Visual Sign, parce qu’elle répond de façon convaincante au cahier des charges fonctionnel.
Avec cette nouvelle application, l’objectif de la Trésorerie Groupe est de réunir au sein d’un référentiel unique toutes les données relatives aux comptes bancaires, aux sociétés et aux personnes physiques. Pascal Langlois, trésorier adjoint, réalise lui-même l’intégration des données : sociétés, personnes physiques, types de pouvoirs bancaires, chaîne de délégation. Cette phase de saisie, le paramétrage de la solution, la personnalisation des courriers avec l’aide d’un consultant Equity, et enfin le recettage, s’étendent sur plusieurs mois. Visual Sign devient opérationnel au sein du Groupe courant 2011.
« Le groupe compte aujourd’hui 51 sociétés, et nous gérons 300 comptes bancaires auprès de 80 banques. Il devenait urgent de passer d’’une solution manuelle à une solution automatisée et de réunir en une source unique toutes les informations relatives aux comptes et pouvoirs bancaires », Pascal Langlois, trésorier adjoint.
Le cœur de métier de Chèque Déjeuner consiste en l’émission de titres (chèques déjeuner, chèques cadeaux…), dont le montant est encaissé quasiment dès la commande et le remboursement différé dans le temps (après utilisation du chèque). Les placements de liquidités auprès des banques font donc partie intégrante du modèle économique. Ils sont diversifiés et réalisés auprès de nombreux établissements (80), même si le partenaire principal reste le Crédit Coopératif.
C’est pourquoi l’édition automatique des documents et des courriers destinés aux banques constitue un enjeu majeur pour la Trésorerie du Groupe. Visual Sign permet désormais à Pascal Langlois d’éditer des documents instantanément : fiches des pouvoirs bancaires (qui accorde un pouvoir bancaire à qui), cartons de signatures (qui est autorisé à signer pour tel compte), courriers à une banque signalant un changement, tableaux de synthèse…
« Avec Visual Sign, je réalise aujourd’hui un gain de temps de l’ordre de 80% sur l’édition des courriers, ce qui me libère pour d’autres missions à plus forte valeur ajoutée », précise Pascal Langlois.
Au-delà des documents et courriers, la solution offre à la Trésorerie groupe un tableau de bord central et actualisé, avec des contrôles et alertes (par exemple sur la fin de vie des mandats et des pouvoirs), mais aussi des outils de duplication, des filtres de consultation, un historique, un puissant requêteur…
Visual Sign ouvre aussi des perspectives en termes de reporting : possibilité de synthèses personnalisées, requêtes sur les pouvoirs bancaires par entité, par banque, par mandataire… L’outil amène progressivement les équipes à mieux structurer les process en interne, ce qui est bénéfique pour tous.
Pascal Langlois a même créé avec Visual Sign un trombinoscope des mandataires du groupe, avec cartes d’identité et scan de signature intégrés. Au-delà de l’aspect ludique, c’est un « gadget » utile et rapide que lui envient déjà d’autres services.
A la marge, les rapports réalisés avec Visual Sign pourraient même faciliter le travail des commissaires aux comptes dans leur vérification des données déclarées par les banques d’une part et les groupes d’autre part.
1. Choix de la solution Visual Sign
2. Etude du besoin : maquettage avec un consultant Equity
3. Tables de référence : spécificités groupe (terminologies)
4. Paramétrage des modèles de comptes, pouvoirs et courriers bancaires
5. Installation d’une base personnalisée et mise en production
Parmi les objectifs que se donne désormais la Trésorerie Groupe de Chèque Déjeuner figure à terme la mise en relation de Visual Sign avec les autres applications de la maison, qui pourraient puiser dans ce référentiel des informations fiables et actualisées. Parmi les équipes potentiellement concernées : la Direction Juridique, la Direction Financière, la DRH...
Pour en savoir plus, pour nous poser une question ou connaître l'actualité de nos offres d'emploi, n'hésitez pas à
