Pour Elior, Visual Scope est un pilier de la documentation juridique

Publié le lundi 27 octobre 2008

« Très vite, Visual Scope s’est révélé être un référentiel important, puisqu’il centralise toutes les informations relative aux holdings et aux sociétés filiales. Il nous a même semblé intéressant d’aller un peu plus loin et d’en faire la base de notre documentation juridique interne ».

Cyril Godet, juriste à la Direction Juridique Corporate

Pour faire de Visual Scope la bibliothèque juridique du Groupe ou « legal library », quelques adaptations ont été réalisées avec les équipes d’Equity, notamment la personnalisation des menus.

En un an, ce sont plus de 8 000 documents qui sont venus compléter la base du logiciel. Il s’agit pour l’essentiel de fichiers pdf issus de documents signés et scannés (copie de procès-verbaux, Kbis,…). Le grand avantage de ces fichiers, c’est qu’ils sont certifiés et peuvent donc remplacer l’original dans de nombreux cas. Le fait de les réunir dans une base commune, accessible à tous, et de les classer selon différents critères (notamment par sociétés) permet à chaque utilisateur autorisé d’y accéder, de les imprimer ou de les utiliser en fonction de ses besoins.

Entre autres exemples, la copie d’un procès-verbal est nécessaire pour l’ouverture d’un compte bancaire. Ou encore, quand une société doit fournir son Kbis à une banque, la copie scannée peut être donnée au banquier le temps qu’il reçoive l’original.

Avec 8 000 documents recueillis en un an, soit en moyenne 50 documents par société, la « legal library » Visual Scope a montré son efficacité auprès des juristes d’Elior et au-delà.