Une solution unique et sécurisée pour gérer l'ensemble de vos délégations de pouvoirs et signatures

Le logiciel Visual Sign offre aux groupes une gestion centralisée des informations concernant tous les types de pouvoirs et les délégations de signatures associées : comptes bancaires, pouvoirs de gestion dans les cycles d’achat, de vente, de paie ou de trésorerie…

La solution permet de savoir à tout moment qui est responsable de quoi, qui détient la signature, sur quel périmètre, pour quel type d’opération, jusqu’à quel montant. Visual Sign puise dans le référentiel sociétés les données relatives aux sociétés et aux mandataires sociaux et assure le suivi des délégations de pouvoirs au sein des entités.

Fonctionnalités

  • Suivi du processus de délégation de pouvoirs : délégant, délégataire, société ou établissement, périmètre, cycle, type de pouvoir, seuil, date d'effet et de fin…
  • Gestion des pouvoirs des mandataires sociaux, des seuils et des pouvoirs temporaires
  • Gestion des comptes bancaires (formats nationaux et internationaux, IBAN...)
  • Option eBAM (electronic Bank Account Management) : gestion dématérialisée des pouvoirs bancaires
  • Edition automatique de courriers : ouvertures / fermetures de compte, création et révocation des pouvoirs, cartons de signatures…
  • Base documentaire et édition de courriers standard et paramétrables : fiches individuelles de délégation des pouvoirs, insertion automatique de signature (scannée) ou logos d'entreprise, gestion des contrats…
  • Edition documentaire ouverte à l'ensemble des filiales, françaises et étrangères
  • Archivage des pouvoirs scannés, des cartons de signatures, des pièces d'identité…
  • Gestion de l'historique : consultation de la base à une date donnée (qui disposait de quels pouvoirs sur tel périmètre ?)
  • Moteur de recherche des pouvoirs par comptes bancaires, signataires, sociétés, banques…
  • Contrôles de cohérence : respect des règles de séparation des pouvoirs, des domaines d'activité, des seuils, des périmètres de gestion, des types de pouvoirs délégués…
  • Contrôles et alertes : e-mails de rappel (date de fin de délégation, départ d'un délégant, changement de poste…)
  • Gestion des événements et des tâches via le calendrier
  • Sécurité : définition des profils utilisateurs et droits d'accès

Bénéfices clés

  • Une solution unique pour gérer l'ensemble des pouvoirs, signatures et délégations au sein du groupe
  • Une base documentaire structurée, sécurisée et partagée
  • L'ouverture à l'ensemble des filiales dans la langue correspondant à la zone géographique
  • La sécurité organisationnelle grâce aux accès autorisés
  • Avec l'option eBAM : automatisation des échanges avec les partenaires bancaires