Industrie

Rationaliser et standardiser la gestion des informations concernant les filiales et participations de TEREOS

Centraliser le suivi des informations liées aux entités du Groupe

Jusqu’en 2010, les informations concernant les filiales et participations du groupe TEREOS étaient gérées à partir de fichiers de type MS Word. Ce système avait vocation à répondre à des demandes d’information ponctuelles, notamment au moment de la clôture de l’exercice. Afin de rationaliser et standardiser la gestion de ces informations et pour répondre au mieux aux obligations réglementaires imposées par l’Autorité des Marchés Financiers suite à l’émission d’emprunts obligataires, la Direction Juridique du groupe TEREOS a décidé de faire l’acquisition d’une solution de suivi des participations. Le but est de fournir à intervalles trimestriels des rapports fiables, détaillés et normalisés à l’ensemble des départements financiers.

Après appel d’offre et sélection de trois éditeurs, Visual Scope d’EQUITY a été retenu pour son adaptabilité et sa facilité de prise en main. L’outil a déjà été choisi par la majorité des Groupes français côtés, ce qui constitue une garantie supplémentaire de l’expertise proposée par l’éditeur.

Un projet structuré autour des spécificités du Groupe

En septembre 2010, Yann JORGE, Juriste « droit des sociétés » au sein du Groupe prend en charge sa mise en place. Visual Scope doit être mis en production avant décembre 2010 afin de permettre la constitution des reportings nécessaires aux consolideurs dans le cadre de leurs opérations comptables à l’issu du trimestre.

A partir du planning élaboré lors du démarrage du projet en étroite relation avec les consultants EQUITY, Yann JORGE a participé aux opérations d’implémentation de l’outil. Il a alors pu constater la souplesse de l’application. La reprise des données constitue une étape particulièrement sensible pour le bon déroulement du projet. Après un état des lieux des volumes et de l’architecture des données existantes, EQUITY a mis à disposition des modèles de fichiers MS Excel structurés permettant de les y intégrer. Une fois l’étape de nettoyage de la base achevé (formatage, fusion/éclatement), les données ont été directement injectées dans l’application.

Un circuit d’information fluide et ouvert à l’ensemble des fonctions dirigeantes

La Direction Juridique Groupe est impliquée sur toutes les opérations « Corporate » impactant la structure et l’organisation du Groupe. Ainsi, il nous faut collecter les données sur les opérations réalisées au sein du Groupe et de ses filiales pour les restituer et partager l’information correspondante avec l’équipe dirigeante du Groupe TEREOS.

« Visual Scope permet en quelques clics de générer un large spectre de reporting, facilement paramétrable, offrant des contenus adaptés à chaque typologie de publics. L’outil offre une source d’informations cohérentes et partagées favorisant la synergie entre les départements. » détaille le Juriste droit des sociétés au sein du Groupe.

La consultation des données contenues dans Visual Scope est ouverte aux directions de la Consolidation, des financements et également à la Direction Générale, ce qui permet à l’équipe dirigeante de sélectionner directement les informations dont elle a besoin.

Airbus Helicopters : optimiser la consultation et l’analyse des données

Visual Scope pour répondre à des besoins en termes de gestion et de reporting juridique

Suite à un appel d'offres lancé fin 2010, le constructeur européen d'hélicoptères Eurocopter a fait appel à Equity et à sa solution Visual Scope pour répondre à ses besoins en termes de gestion et de reporting juridique. Jusqu'alors, ces activités étaient effectuées manuellement entre les différentes entités du groupe via l'envoi de fichiers MS Word et de tableaux MS Excel.

"Visual Scope nous a plu par sa richesse fonctionnelle, sa solidité technique et sa souplesse de paramétrage. Les utilisateurs du logiciel au sein du groupe ont aussi été sensibles à l'ergonomie et à la simplicité d'utilisation de l'outil" a précisé Eric Toussaint, Responsable Zone Asie-Pacifique à la Direction Internationale d'Eurocopter.

Avec des filiales et participations dans 21 pays, Eurocopter s’attache à être proche du client tout en cherchant à développer les activités économiques locales. L’existence d’un réseau d’informations comme Visual Scope est donc particulièrement important pour le groupe.

Le déploiement de l’outil pour assurer l’autonomie des filiales

Dès le départ, le choix de s’équiper d’un progiciel full-web reposait sur la volonté de décentraliser les opérations de saisie des données au niveau local, pour ne conserver que les actions de contrôle et de consolidation au niveau du groupe. Cela permet de donner une grande autonomie aux filiales du groupe tout en mettant à leur disposition les outils de l’entité mère.

Auparavant, les données juridiques des sociétés étaient dispersées sur différents fichiers MS Word,MS Excel, ou encore sur des documents papier. Lors de la mise en oeuvre de Visual Scope, les Directions Juridique et Internationale d’Eurocopter ont repris les données communiquées par chaque filiale directement dans l’application sans rencontrer de contraintes particulières.

2 sessions de formations ont été organisées avec les consultants EQUITY, une pour les administrateurs, puis une seconde auprès d’un public de 8 utilisateurs. Les autres utilisateurs ont tous été formés par les équipes d'Airbus Helicopters.

Témoignage de l'administrateur principal de la solution au sein du groupe

« Après seulement 1 an d’utilisation, Visual Scope est d’ores et déjà le référentiel clé. Les gains de temps générés par l’automatisation des tâches d’administration et la fiabilité de l’information partagée justifient l’investissement consenti. »

Gestion des entités juridiques et des comptes bancaires au sein de LVMH

Des besoins spécifiques en raison de la multiplicité des marques et des structures

L’entreprise doit avoir une autorité bancaire unique et organisée capable de superviser l’ensemble des gains et des pertes, du niveau global jusqu’au niveau de chaque magasin. Il doit donc y avoir une seule autorité de référence pour toutes les fonctions bancaires, responsable notamment des pouvoirs de signature sur les prêts, les achats et les dettes ; une hiérarchie de pouvoirs depuis le Conseil d’Administration jusqu’au niveau opérationnel ; une compréhension claire et précise des différentes Maisons que regroupe l’entreprise avec une supervision des facteurs internes, des audits et des meilleures pratiques de référence.

De par sa nature, LVMH doit pouvoir s’appuyer sur une vision centralisée des autorisations pour l’ensemble de ses besoins bancaires.

Comme les règles fiscales ne sont pas les mêmes d’un pays à l’autre, il est vital que tous les documents et courriers puissent être préparés et générés automatiquement par chaque collaborateur de l’équipe Trésorerie. Cela passe par la mise en place d’un système rationalisé BAM (Bank Account Management) pour tous les processus et tous les échanges au sein du groupe. Le reporting interne doit inclure toutes les résolutions et tous les fichiers nécessaires, tandis que le reporting externe doit couvrir toute la correspondance auprès des différents interlocuteurs et des actionnaires, le tout étant automatiquement généré et expédié par la fonction BAM – en préparation de la plateforme eBAM.

Visual Sign, la nouvelle solution sélectionnée par LVMH pour répondre à ses différents besoins

L’entreprise dispose dorénavant d’un accès électronique centralisé couvrant l’ensemble des entités concernées et répondant à tous ses besoins bancaires, y compris dans leurs dimensions juridiques et RH.

Certaines procédures administratives restent nécessaires, mais elles sont totalement prises en charge par le système qui assure le pilotage des relations avec les banques et les institutions concernées, en générant les documents correspondants dans des formats Windows et Adobe PDF. Ces procédures concernent en particulier les contrats, la confirmation de nouveaux secteurs bancaires, l’ouverture et la fermeture de comptes à la demande.

Le processus BAM est implémenté à la fois sur le système bancaire interne et au sein des banques avec lesquelles LVMH réalise actuellement des opérations bancaires quotidiennes dans différents pays.

Les résultats

Le rythme actuel de déploiement dans les différentes Maisons est bien adapté, et tous les niveaux de gouvernance se montrent satisfaits par la transparence, le développement, l’implémentation et la structure du système BAM. La facilité d’utilisation de l’interface est particulièrement mise en avant et contribue assurément à l’excellent taux d’adoption de la solution par les utilisateurs.

LVMH poursuit son déploiement en mettant en oeuvre une architecture spécifique répondant aux besoins de ses marques. Les fonctions d’eBAM sont au coeur de ces nouveaux déploiements. La gestion des comptes bancaires de Visual Sign a clairement été un bon choix pour LVMH. Elle répond aux besoins de l’entreprise qui souhaitait rationaliser progressivement les processus de sa Direction de la Trésorerie pour préparer l’avenir.